Som bilansvarlig vil du ha tilgang til en rekke rapporter gjennom vårt rapportsystem. Logg deg inn på Autolease.no med ditt brukernavn og passord. Etter innlogging vil du i venstre menyen av "Mitt Autolease" finne valget "Rapportering". Trykk på denne og videre til "Rapportering" enda en gang.

 

 

Rapportsystemet lastes inn i et nytt vindu. Øverst i systemet finner du de ulike menyvalgene du kan se på.

"Flåte dashboard" gir en grafisk oppsummering av enkelte av rapportene. Du kan blant annet se utvikling i drivstofforbruk og totalkostnader måned for måned.

 

De forhåndsdefinerte standard rapportene finner du under "Flåte rapporter". 

 

 

 

 

 

 

Revisjonsrapport

Denne rapporten viser hvor mye som gjenstår å betale av garanterte kostnader på hver enkelt leasingavtale, koststed og firma totalt. Disse kostnadene splittes opp i årlige kostnader slik at du kan se hvor mye som skal betales de nærmeste 12 måneder, hvor mye som skal betales neste år, og så videre.

 

 

Avvik kilometer

I rapporten "Avvik kilometer" rapporteres biler som avviker fra den kjørelengden som er avtalt i leieavtalen. Det fremkommer både biler som ligger an til å kjøre for mye og for lite i forhold til avtalen.

Denne rapporten bør brukes jevnlig for å kunne ta stilling til om enkelte biler bør rekalkuleres underveis i leasingperioden. Anbefalingen er å ta en beslutning når en bil er kommet ca. halvveis i leasingperioden da dette gir et godt innsyn i kjøremønsteret på bilen.

Biler som ligger an til å kjøre for mye vil ha rød skrift i kolonnen "Avvik km". Biler som ligger an til å kjøre mindre enn avtalt vil ha et minustegn.

Kolonnen "Kalkulert km. v/utløp" beregner hvor langt bilen kommer til å gå om samme kjøremønster følges.

 

 

Avvik drivstoff

"Avvik drivstoff" sier noe om drivstofforbruket i din organisasjon. Man kan f.eks se:

  • Hvor store avvikelser det er i forhold til EU-normen
  • Hvor mange medarbeidere som har tanket annet drivstoff enn hva gjeldende bil benytter
  • Om det er tanket mer enn 1 gang i løpet av 4 timer
  • Om det er tanket i utlandet
  • Om medarbeidere har tanket mer enn tankvolumet

 

 

Konteringsunderlag

"Konteringsunderlag" gjenspeiler kostnadene fra nyeste samlefaktura. Kostnader fra tidligere faktura vil også kunne gjenfinnes her. For hvert enkel faktura, koststed eller bil vil rapporten vise en oppdeling i garanterte og variable kostnader, samt ulike kolonner innenfor hver av disse gruppene. Det vil si at man for eksempel enkelt kan se hvor mye av totalkostnaden på faktura som gjelder terminleie eller drivstoff.

Rapporten viser også moms og fradragsberettiget beløp.

For et koststed kan oversikten se slik ut:

 

 

Bilregnskap

Bilregnskapsrapporten egner seg bra for å få ut en oversikt over ulike kostnadskolonner over tid.

Eksempelet under viser for eksempel en rapport for de siste 12 månedene for en bil. Kostnadene splittes i garanterte og variable kostnader. Variable kostnader viser for eksempel utviklingen i drivstofforbruk, reperasjonskostnader og bompengeavgifter.

Man vil også kunne se hvor mange kilometer en bil har kjørt måned for måned, samt kostnad per kilometer.

 

 

Kostnadsspesifikasjon

Kostnadsspesifikasjonen vil i utgangspunktet vise alle varelinjer fra inneværende faktura. Således vil den kunne være et nyttig hjelpemiddel ved betaling av faktura. Men man kan også ta ut rapporten slik at den viser alle kostnader for en bil f.eks gjennom de siste 3 årene.

Ved å ta ut rapporten for hele bilparken for en periode på flere år så vil man i Excel kunne finne ut hvor mye man f.eks har betalt i reperasjonskostnader, overkjørte kilometer eller påkost ved å sortere på "Fakturatekst".

 

 

Bilopplysninger

Bilopplysningsrapporten kan benyttes til å få detaljerte opplysninger om hver enkelt bil.

  • Brukeropplysninger
  • Gjenstandsopplysninger som bilmodell, utstyr, dekkdimensjoner
  • Billeverandør
  • Kontraktsopplysninger som tillatt kjørelengde og utløpsdato
  • Skattemessig listepris
  • Drivstoffkort

Rapporten kan også tas ut i Excel for å få disse opplysningene for hele bilparken.

 

 

Miljørapport

Miljørapporten kan for eksempel benyttes ved årlig rapportering av hvor mange liter drivstoff og hvor mange kilometer kjørt man har for hver enkelt bil eller for hele bilparken samlet. Rapporten viser CO2-utslippet og hvor stor prosentandel man har benyttet på henholdsvis diesel og bensin.

 

 

Porteføljestyring

En rapport som viser biler som nærmer seg utløp av nåværende leasingavtale og biler som er i bestilling. Hvis man ved bestilling av ny bil til en bruker som allerede har bil oppgir hvilken bil som skal erstattes, så vil denne rapporten vise om forventet leveringsdato på ny bil samsvarer med utløp av eksisterende bil. Om man ikke har overlapp kan det være behov for å forlenge eksisterende avtale frem til forventet levering av den nye.

Vi anbefaler at rapporten benyttes f.eks hver 6. måned slik at man kan være sikker på at nye biler bestilles i god tid.

Eksempelet under viser eksisterende biler på venstre side og nye biler på høyre side. Den øverste bilen (Kjetil) er en ny bestilling som ikke erstatter en eksisterende bil. Bil nummer to og tre er eksisterende avtaler på henholdsvis bruker Kåre og Ken hvor det er blitt bestilt nye biler. Forventet leveringsdato er tilnærmet lik utløpsdato på eksisterende avtaler, men leveringsdato på de nye bilene burde helst vært litt senere.

Siste bil viser at det ikke er blitt bestilt en ny bil for bruker Caroline, hvor det nå gjenstår mindre enn 4 måneder av gammel avtale.